Systemische Prozessberatung & Organisationsentwicklung
Geschäftsprozesse klären. Zusammenarbeit verbessern.
Ich unterstütze Unternehmen, Verwaltungen und Teams dabei, Abläufe, Rollen und Schnittstellen sichtbar zu machen und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Dafür verbinde ich betriebswirtschaftliches Prozessdenken, BPMN-gestützte Visualisierung und systemische Beratung – für Lösungen, die fachlich nachvollziehbar sind und von den beteiligten Menschen getragen werden.
Roger Scholz · Systemischer Berater (DGSF) · Dipl.-Betriebswirt (FH) · Augsburg
Typische Anlässe
Wenn Abläufe mehr Kraft und Geld kosten, als sie sollten
Oft zeigen sich Prozessprobleme zunächst an ihren Auswirkungen:
- Aufgaben bleiben liegen, weil Zuständigkeiten nicht eindeutig sind.
- An Schnittstellen gehen Informationen verloren.
- Abstimmungen dauern länger als die eigentliche Bearbeitung.
- Rückmeldungen kommen so spät, dass umfangreiche Korrekturen notwendig werden.
- Fehler treten erneut auf, obwohl sie bereits besprochen wurden.
- Veränderungen sind beschlossen, greifen im Arbeitsalltag aber nicht.
- Mitarbeitende kennen ihre eigenen Aufgaben, jedoch nicht den gesamten Ablauf.
Solche Situationen haben selten nur eine Ursache oder eine verantwortliche Person. Sie entstehen im Zusammenspiel von Strukturen, Rollen, Kommunikation, Erwartungen und gewachsenen Arbeitsweisen.
Systemische Prozessberatung hilft, diese Zusammenhänge gemeinsam sichtbar und damit veränderbar zu machen.
Arbeitsweise
Prozesse sind mehr als Kästchen und Pfeile
Eine Prozessdarstellung zeigt, welche Aufgaben aufeinanderfolgen, wo Entscheidungen getroffen werden und wer beteiligt ist. Sie kann darüber hinaus sichtbar machen, wo Erwartungen auseinandergehen, Verantwortung unklar bleibt oder Rückkopplungen fehlen.
Ich nutze BPMN, die Business Process Model and Notation, als strukturierte und verständliche Form der Prozessvisualisierung. Im Mittelpunkt steht dabei nicht das perfekte Diagramm, sondern ein gemeinsames Verständnis des tatsächlichen Ablaufs.
1. Auftrag und Ziel klären
Zu Beginn klären wir, worum es wirklich geht: Welcher Ablauf soll betrachtet werden? Woran zeigt sich der Veränderungsbedarf? Wer ist betroffen und wer sollte beteiligt werden? Was wäre nach der Zusammenarbeit anders?
2. Den tatsächlichen Ablauf sichtbar machen
Gemeinsam mit den beteiligten Personen erfasse ich Arbeitsschritte, Entscheidungen, Übergaben und Rückmeldungen. Unterschiedliche Perspektiven dürfen dabei nebeneinanderstehen. Wo es hilfreich ist, visualisiere ich den Ablauf mit BPMN.
3. Veränderungen gemeinsam entwickeln
Auf Grundlage des gemeinsamen Prozessbildes werden Verbesserungsmöglichkeiten entwickelt. Dabei geht es unter anderem um klarere Verantwortlichkeiten, verlässlichere Übergaben, frühere Rückmeldungen und realistische Entscheidungsspielräume.
Die Beteiligten werden nicht nur befragt, sondern gestalten die Veränderungen aktiv mit. Dadurch entstehen Lösungen, die zur Organisation passen und im Arbeitsalltag tragfähig sind.
Der systemische BlickWas im Diagramm nicht unmittelbar zu sehen ist
Bei der Prozessklärung werden häufig nicht nur unklare Abläufe sichtbar, sondern auch unterschiedliche Erwartungen, Rollenverständnisse oder verdeckte Konflikte.
Ich unterstütze die Beteiligten dabei, diese Wechselwirkungen zu erkennen, gemeinsam Hypothesen über ihre Hintergründe und Funktionen zu entwickeln und neue Formen der Zusammenarbeit zu erproben.
Dabei geht es nicht darum, vorschnell Schuldige oder vermeintlich einfache Ursachen zu finden. Entscheidend ist die Frage, was der Organisation dabei hilft, wieder mehr Handlungsfähigkeit zu gewinnen.
Wenn Auftrag, Beteiligte und Rahmen passen, können auf diese Weise auch Konflikte geklärt und spürbar reduziert werden.
Leistungen
Wobei ich Sie unterstützen kann
Prozessklärung und Visualisierung
Ich unterstütze Sie dabei, bestehende Arbeitsabläufe gemeinsam mit den beteiligten Personen zu erfassen und verständlich darzustellen. BPMN nutze ich dort, wo die Visualisierung Orientierung schafft und Gespräche erleichtert.
Mögliche Anlässe:
- ein Ablauf ist nur wenigen Personen vollständig bekannt,
- unterschiedliche Beschreibungen desselben Prozesses bestehen nebeneinander,
- wiederkehrende Fehler oder Verzögerungen sollen verstanden werden,
- ein Prozess soll für neue Mitarbeitende nachvollziehbar werden.
Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
Viele Schwierigkeiten entstehen dort, wo Aufgaben oder Informationen übergeben werden. Gemeinsam klären wir:
- Wer trägt wofür Verantwortung?
- Wer darf welche Entscheidungen treffen?
- Welche Informationen werden an welcher Stelle benötigt?
- Wann sind Freigaben oder Rückmeldungen sinnvoll?
- Wo fehlen verbindliche Übergaben?
Workshops zur Prozessentwicklung
In moderierten Workshops beschreiben und reflektieren Mitarbeitende ihre eigenen Abläufe. Unterschiedliche Perspektiven werden zusammengeführt und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten entwickelt.
Die Workshops können sich auf einen einzelnen Prozess, die Zusammenarbeit mehrerer Bereiche oder einen bevorstehenden Veränderungsprozess beziehen.
Systemische Begleitung von Veränderungen
Neue Abläufe verändern häufig auch Rollen, Zuständigkeiten und Beziehungen. Ich begleite Führungskräfte und Teams dabei, diese Veränderungen verständlich zu gestalten, Rückmeldungen einzubeziehen und mit Unsicherheit konstruktiv umzugehen.
Dazu kann auch prozessbezogenes Sparring für Führungskräfte gehören – insbesondere bei Auftragsklärung, Delegation, Verantwortungsübergabe und Rückkopplung.
Erfahrung
Von digitalen Abläufen zur systemischen Prozessberatung
Seit 2009 arbeite ich im Online-Marketing und an digitalen Arbeits- und Geschäftsprozessen rund um Websites, Onlineshops, Tracking und Produktdaten.
Dabei habe ich unter anderem Datenflüsse zwischen Lieferanten, Shop-Systemen, Feed-Management und Online-Marktplätzen begleitet. Zu meinen Aufgaben gehörten die Klärung von Anforderungen, die Abstimmung mit Geschäftsführungen und externen Partnern, die Strukturierung von Produkt- und Steuerungsdaten sowie Qualitätssicherung, Dokumentation und Monitoring.
Diese Arbeit hat mir immer wieder gezeigt: Technische Systeme allein lösen keine Prozessprobleme. Entscheidend ist, ob die beteiligten Menschen ein gemeinsames Verständnis von Ablauf, Verantwortung und gewünschtem Ergebnis haben.
Seit 2025 beschäftige ich mich intensiv mit BPMN und nutze den Camunda Modeler, um Geschäftsprozesse strukturiert zu visualisieren. Meine Weiterbildung zum Systemischen Berater (DGSF) ergänzt diese analytische Perspektive um den Blick auf Rollen, Beziehungen, Kommunikation und Veränderungsdynamiken.
Der derzeitige Schwerpunkt liegt auf der fachlichen Prozessklärung, gemeinsamen Visualisierung und systemischen Begleitung – nicht auf technischer Prozessautomatisierung.
Praxisbeispiele
So kann systemische Prozessberatung aussehen
Prozesse und Zusammenarbeit in einem Produktionsunternehmen
In einem mittelständischen Produktionsunternehmen sollten zentrale Arbeitsabläufe über mehrere Bereiche hinweg sichtbar gemacht werden. Gleichzeitig bestanden wiederkehrende Fehler, unterschiedliche Sichtweisen auf deren Ursachen und eine spürbare Belastung in Teilen der Organisation.
Die Prozessaufnahme mit BPMN ermöglichte Gespräche über die konkrete Arbeit, ohne sofort einzelne Personen oder Konflikte in den Mittelpunkt zu stellen. Mitarbeitende beschrieben ihre Arbeitsschritte, Schnittstellen und typische Fehlerquellen. Ergänzend wurden systemische Fragen, Hypothesenbildung und Rückkopplungen mit der Geschäftsführung eingesetzt.
So entstand nicht nur eine Prozessdarstellung. Unterschiedliche Perspektiven wurden besprechbar und Mitarbeitende entwickelten eigene Ideen für Verbesserungen.
Digitale Geschäftsprozesse zwischen Lieferant, Shop und Marktplatz
Für einen Schweizer Onlinehändler habe ich die Anbindung von Produktdaten an einen großen Online-Marktplatz begleitet.
Der Ablauf umfasste Lieferantendaten im JSON-Format, die Verarbeitung über ein Feed-Management-System, ergänzende Steuerungsdaten, Freigabelogiken sowie die Übergabe an den Marktplatz. Zu klären waren unter anderem Produktdaten, Kategorien, Preise, Mehrwertsteuer, Lagerbestände und Qualitätsanforderungen.
Meine Aufgaben umfassten Anforderungsklärung, Strukturierung der Datenlogik, Abstimmung mit den beteiligten Partnern, Qualitätssicherung, Dokumentation und Monitoring.
Prozessentwurf für Delegation und Feedback
Für einen Personalbereich wurde ein Arbeits- und Delegationsprozess entworfen. Ausgangspunkt waren eine geringe Aufgabenübergabe und sehr spät erfolgende Rückmeldungen mit umfangreichen Korrekturen.
Der Prozessentwurf machte sichtbar, welche Bedingungen eine verlässlichere Delegation unterstützen können: ein klares Briefing, vereinbarte Entscheidungsspielräume, ein früher Reviewtermin, konkrete Rückmeldungen und eine nachvollziehbare Freigabe.
Das BPMN diente dabei als Gesprächsgrundlage, um weniger über persönliche Zuschreibungen und stärker über eine hilfreiche Struktur der Zusammenarbeit zu sprechen.
Über mich
Roger Scholz – Prozesse und Beziehungen im Blick
Mein beruflicher Hintergrund verbindet analytisches Denken, digitale Geschäftsprozesse, Beratung und Kommunikation. In der systemischen Beratung habe ich gelernt, Probleme nicht isoliert zu betrachten, sondern im Zusammenhang mit Rollen, Beziehungen, Strukturen und unterschiedlichen Perspektiven.
Ich verstehe mich nicht als externer Experte, der einer Organisation eine fertige Lösung vorgibt. Meine Aufgabe ist es, einen klaren Arbeitsrahmen zu schaffen, hilfreiche Fragen zu stellen, Zusammenhänge sichtbar zu machen und die Beteiligten bei der Entwicklung eigener, tragfähiger Lösungen zu unterstützen.
Dabei arbeite ich sorgfältig, transparent und mit Respekt vor dem Wissen, das bereits in der Organisation vorhanden ist.
Zielgruppen
Für wen meine Arbeit geeignet ist
Meine Arbeit richtet sich insbesondere an:
- kleine und mittlere Unternehmen,
- Familienunternehmen,
- öffentliche Verwaltungen und Einrichtungen,
- Geschäftsführungen und Führungskräfte,
- Abteilungen und Teams mit vielen Schnittstellen,
- Organisationen in Veränderungs- oder Übergangssituationen.
Entscheidend ist weniger die Branche als die Bereitschaft, Abläufe gemeinsam zu betrachten und die Perspektiven der beteiligten Menschen einzubeziehen.
Formen der Zusammenarbeit
Vom ersten Impuls bis zur Prozessbegleitung
Je nach Anliegen kann die Zusammenarbeit unterschiedliche Formen annehmen:
- ein unverbindliches Erstgespräch,
- ein einzelner Termin zur Auftrags- oder Prozessklärung,
- ein moderierter Workshop,
- eine Prozessaufnahme mit Visualisierung,
- eine Begleitung über mehrere Termine,
- prozessbezogenes Sparring für Führungskräfte.
Im Erstgespräch klären wir, welches Format zu Ihrem Anliegen passt und welche Personen beteiligt werden sollten.
Berufliche Zusammenarbeit
Neben selbstständigen Beratungsaufträgen interessiere ich mich auch für eine passende Festanstellung oder Projektrolle, in der ich meine Erfahrungen aus Prozessklärung, Organisationsentwicklung, Online-Marketing und systemischer Beratung verbinden kann.
Abschluss und Kontakt
Wo benötigt Ihre Organisation mehr Klarheit?
Vielleicht geht es um einen Ablauf, der immer wieder stockt. Um eine Schnittstelle, an der Informationen verloren gehen. Um eine Verantwortungsübergabe, die nicht zuverlässig funktioniert. Oder um eine Veränderung, die fachlich beschlossen ist, aber im Arbeitsalltag noch nicht trägt.
In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, worum es geht, wer beteiligt werden sollte und welcher nächste Schritt sinnvoll sein könnte.
